Muchas decisiones estratégicas dependen de conocer la carga de trabajo de tu equipo: ¿Tienen un volumen de trabajo que los mantiene productivos y comprometidos, pero no tanto como para estar abrumados? ¿Necesitas hacer una campaña para poder agregar un miembro al equipo o eliminar un proyecto?

El simple hecho de preguntarle a tus colaboradores directos sobre cómo pasan sus días puede llevarte en la dirección equivocada. La mayoría de la gente no realiza un seguimiento de lo que hace hora a hora. Y ciertamente no querrás seguirlos todo el día para descubrirlo. En su lugar, prueba estos consejos.

1. Considera implementar un sistema de actualización del estado del equipo para brindarte más transparencia en el futuro.

Antes de lanzarte a un análisis completo de cómo tu equipo pasa su tiempo, vale la pena considerar por qué aún no comprendes esto. ¿Recibes actualizaciones de estado coherentes, informativas y periódicas para ayudarte a comprender qué se está haciendo (y qué no)? Si no es así, considera iniciar un sistema de actualización. Puedes configurar un panel en línea que le permita al equipo realizar un seguimiento público de los objetivos, tener actualizaciones semanales (o diarias) por correo electrónico o canales internos, programar reuniones regulares en las que todos compartan los obstáculos y el progreso, o algún otro sistema.

2. Sé claro sobre por qué estás interesado en aprender más sobre la carga de trabajo de tu equipo.

Muchos colaboradores directos que se enfrentan a un jefe que se pregunta a dónde va su tiempo, naturalmente, por defecto, pensarán en el peor de los casos: «No confía en nosotros» o «Deben estar buscando recortar horas». Además, las personas tienden a cambiar su comportamiento cuando son examinadas, lo que posiblemente haga que sus hallazgos sean inexactos.

Para aliviar los temores de los colaboradores directos y animarlos a actuar como lo harían normalmente, explica a tu equipo lo que espera descubrir y por qué.

Ejemplos:

“Se nos pide que asumamos dos proyectos adicionales el próximo año, y se acerca la planificación presupuestaria. Me gustaría tener una idea clara de cómo todos ocupan su tiempo para poder decidir si podemos manejar el trabajo adicional sin sacrificar la calidad, o si necesito pedir más recursos.»

“Me gustaría que todos se sintieran comprometidos y desafiados por nuestro trabajo, no como si estuvieran haciendo lo mismo una y otra vez. Me gustaría tener una idea de cómo todos ocupan su tiempo para poder determinar si debemos presionar para emprender nuevos proyectos.»

Y termina asegurándoles lo que estás tratando de no hacer. Por ejemplo, no se trata de criticar a las personas que dedican demasiado o muy poco tiempo a una tarea en particular.

3. Pide a tus colaboradores directos que hagan un seguimiento de su tiempo durante un período breve.

¿Recuerdas cuánto tiempo pasaste en el correo electrónico la semana pasada? Nadie es muy bueno para recordar con precisión detalles como ese.

En su lugar, pide a tu equipo que haga un seguimiento de su tiempo durante un período que sea lo suficientemente largo como para brindarle una muestra representativa, pero no tanto como para que sea pesado. Intenta pedir una semana en la que tus colaboradores establezcan una alarma o un recordatorio de calendario para detenerse dos veces al día y registrar cómo dedicaron su tiempo. Para un enfoque más granular (y preciso), podrías sugerir configurar muchas alarmas por día o usar una aplicación de seguimiento del tiempo.

También puedes sugerir a tus colaboradores directos que ver a dónde va su tiempo podría ayudarlos con su propia gestión y priorización del tiempo, por ejemplo, al darse cuenta de la necesidad de programar más tiempo entre reuniones o dedicar menos tiempo a enviar correos electrónicos.

4. Pídele a tus colaboradores directos que agreguen su nivel de esfuerzo y nivel de interés a sus resultados de seguimiento del tiempo.

No todas las horas son iguales: una hora sudorosa para redactar un informe de un cliente de emergencia es mucho más exigente (y potencialmente interesante) que una hora dedicada a compilar notas de una reunión de equipo. Para que puedas tomar buenas decisiones sobre qué cambiar, si es que hay algo, sobre la carga de trabajo actual de tu equipo, necesitarás saber más sobre cada hora. Por ejemplo:

– Esfuerzo. Intenta pedir a los miembros del equipo que califiquen la dificultad de cada tarea (donde 1 es poco esfuerzo y 5 el mayor esfuerzo) o que enumeren cuáles les resultan más difíciles y fáciles.

– Interés y satisfacción. Ya debes tener una idea de qué trabajo les gusta y no les gusta a tus colaboradores directos de sus conversaciones regulares (si no, comienza a hacer preguntas sobre la participación en sus reuniones 1-a-1). Aún así, sería útil verlo en este contexto horario. Pide a los miembros del equipo que también califiquen qué tan interesados ​​están en cada tarea (siendo 1 aburrido y 5 emocionante) o que enumeren cuál les resulta más y menos satisfactoria.

Si observas grandes discrepancias de tiempo y esfuerzo entre los colaboradores directos que realizan tareas similares, considera comparar cómo están haciendo las cosas, especialmente antes de llegar a la conclusión de que una persona es más capaz que otra. ¿Está uno tomando atajos (y sacrificando la calidad)? ¿O uno ha modificado el proceso del equipo para que lleve menos tiempo o proporcione un mejor resultado? Puedes sugerir que un miembro del equipo comparta su proceso con un compañero o con todo el equipo.

5. Pregunta a los otros jefes sobre la carga de trabajo y los resultados de sus equipos.

La evaluación comparativa de tu equipo con otros puede ser especialmente útil si sus equipos realizan un trabajo similar. Incluso si el trabajo de tu equipo es diferente, aún puedes aprender mucho de tus compañeros. Por ejemplo, si un compañero emprendió una campaña exitosa para contratar a un nuevo colaborador o protegió a su equipo de un proyecto adicional, ¿cómo midió la carga de trabajo y determinó qué era necesario? ¿Y cómo presentó esa información de una manera convincente? Algunas buenas preguntas para tus compañeros:

“¿Has medido adónde va el tiempo y el esfuerzo de tu equipo? ¿Cómo lo hiciste?»

Para una tarea que hacen ambos equipos: «¿Cuánto tiempo y esfuerzo dedica tu equipo a su trabajo en X?»

«¿Qué te indica que tu equipo tiene exceso de trabajo o falta de trabajo?»

“¿Qué ajustes de carga de trabajo has intentado en el pasado: cambiar roles, abandonar proyectos, agregar nuevas contrataciones u horas de contrato adicionales y/o cambiar los procesos del equipo? ¿Qué tan exitosos fueron estos intentos? «

6. Considera los planes futuros y la incertidumbre.

¿Están los ejecutivos planeando un gran proyecto el próximo trimestre que haga que el seguimiento del tiempo de la semana pasada sea un indicador inútil? ¿Consideraste las vacaciones? ¿Qué sucede cuando un miembro clave del equipo se toma dos semanas libres? ¿Qué viene en tu agenda (sesiones de estrategia o incorporación de un nuevo empleado) que puede darte menos tiempo para entrenar a tus colaboradores directos (y agregar tiempo a sus tareas)? ¿Qué proyecto está asumiendo otro equipo que podría requerir la ayuda de tu equipo?

No podrás predecir todos los factores de consumo de tiempo. Pero puedes reducir la incertidumbre preguntando a tu equipo, a tus compañeros y a tu jefe qué carga de trabajo ven en el horizonte.

7. Clasifica las tareas de tu equipo por importancia y urgencia para que puedas determinar cómo ajustar las prioridades.

Entonces, cada miembro del equipo pasa un promedio de 1.3 horas por semana al teléfono con el equipo de control de calidad. ¿Ahora qué? Incluso si estás seguro de que es demasiado, simplemente sugerir que dediquen menos tiempo a hacerlo no es un buen retorno de tu inversión. Cada uno de ellos ha dedicado mucho tiempo al seguimiento de sus tareas, por lo que decirles cómo ahorrar 10 minutos sería desmoralizador. En su lugar, agrupa las tareas en una dimensión más amplia para que puedas sugerir cambios generales además de los más pequeños. Por ejemplo:

– Tareas que son importantes y urgentes. Trabajar para cumplir con una fecha límite ajustada, manejar una crisis repentina: estas son cosas que su equipo tiene que hacer. Pero a veces puedes ayudar a que sean más eficientes. Por ejemplo, si un colaborador veterano recibe regularmente preguntas sobre cómo operar una nueva pieza de maquinaria, podría valer la pena el tiempo para crear una guía de capacitación de máquinas.

– Tareas que son importantes pero no urgentes. Planificar nuevos objetivos, mejorar los procesos del equipo, incluso este proyecto de evaluar cómo tu equipo invierte su tiempo; si se hace bien, estos trabajos pueden ahorrar mucho tiempo a largo plazo e incluso evitar que sucedan algunas crisis. Cuanto más tiempo tú y tu equipo dediquen a este tipo de tareas, mejor será su desempeño en el futuro.

– Distracciones y desperdicios. Revisar compulsivamente el correo electrónico, compilar informes internos, leer artículos en línea: algunas de estas tareas son inevitables e incluso brindan un descanso mental del trabajo más agotador. Pero si encuentras que algunos colaboradores directos pasan demasiado tiempo en esta categoría, investiga más para descubrir por qué. ¿Están usando distracciones para evitar tareas que no están motivados para completar o que encuentran demasiado desafiantes?

También puedes descubrir que los colaboradores directos tienen dificultades con la administración del tiempo, en cuyo caso es posible que quieras capacitarlos para que desarrollen mejores hábitos.

8. Agrega o elimina una pequeña tarea para los colaboradores directos individuales o para todo el equipo para probar su carga de trabajo.

No importa qué tan precisos sean los informes de tiempo de tu equipo, no sabrás automáticamente si las personas se beneficiarían de tener más o menos que hacer. Prueba un pequeño cambio en la carga de trabajo y observe cómo reacciona la gente. Considere uno o ambos de estos enfoques:

– Agrega una pequeña tarea adicional. Idealmente, la tarea debería tomar una hora aproximadamente en el transcurso de una semana y es lo suficientemente grande como para ser significativa, pero no tanto como para obligar a las personas a dejar otras responsabilidades. Si no se te ocurre nada mínimamente perturbador, ¿podrías delegar una tarea que normalmente haces? Pregunta después qué hicieron para dedicar tiempo al trabajo adicional y evalúa sus reacciones con cuidado. Si la tarea adicional no fue gran cosa, es posible que tengan la capacidad para más. Si parecen frustrados, trabajaron muchos días o tomaron atajos en otros trabajo para hacerlo, es posible que no estén listo para asumir más.

– Elimina una pequeña tarea. Tal vez canceles una reunión permanente o le des al equipo una semana libre para completar el tablero del equipo. Luego pregunta a tus colaboradores directos: “¿Qué hicieron con el tiempo extra? ¿Las cosas salieron mejor esa semana?» Sus respuestas pueden decirte que vale la pena ajustar los procesos de tu equipo para brindarles la capacidad adicional o que el tiempo ahorrado se desperdició (y el equipo podría manejar más trabajo).

9. Actúa sobre la base de lo que aprendas sobre la carga de trabajo de tu equipo.

Comparte lo que has aprendido con tu equipo y comienza una conversación sobre qué hacer a continuación. Es probable que tus colaboradores directos tengan opiniones y buenas ideas para hacer ajustes después de realizar un seguimiento de su tiempo. Algunas opciones a considerar:

– Si el equipo (o un individuo) actualmente está subutilizado o aburrido: ten cuidado aquí. Es posible que tus colaboradores directos puedan encargarse de más, pero no debes llenar sus horarios con cualquier cosa. En su lugar, habla con tus compañeros y tu jefe para determinar dónde podría mejorar tu departamento; tal vez tu equipo podría encabezar una nueva iniciativa de departamento. Además, intenta que cada colaborador directo tenga una combinación de tareas que se alineen con los intereses y fortalezas de la persona.

– Si el equipo (o un individuo) está abrumado actualmente: ¿Hay algo que puedas hacer para mantener el trabajo pero aliviar la carga, proporcionar más instrucción, entrenamiento y retroalimentación, o redistribuir las tareas entre los miembros del equipo? Si la carga de trabajo actual es demasiada, habla con tu jefe. Es posible que debas pedir una aclaración sobre sus prioridades (luego coordinar el trabajo de tu equipo en consecuencia) o ver si es posible agregar un nuevo empleado o horas tercerizadas para ayudar.

– Si el equipo (o un individuo) está en su capacidad, pero no en exceso: Hazle saber al equipo que lo está haciendo bien en la carga de trabajo, pero esté preparado para manejar solicitudes futuras. Es posible que debas cambiar las prioridades para agregar un nuevo trabajo o estar preparado para decir que no porque tu equipo no tiene tiempo, ¡lo cual ahora sabes porque lo has estudiado!