«Gran parte del estrés que siente la gente no viene de tener demasiado que hacer.Viene de no terminar lo que han empezado». -David Allen

Con demasiada frecuencia, las ideas aparecen en nuestras cabezas, el papeleo llega a nuestros escritorios, los números de teléfono y las citas se nos dan mientras estamos de viaje… y desaparecen, se olvidan o se relegan a un cajón polvoriento, para no volver a verlos.
El problema es que no tenemos ningún sistema para recoger toda la información, los papeles y los correos electrónicos que llegan a nuestras vidas, y mantenerlos organizados de forma sistemática. Para solucionar ese problema, vamos a intentar tener un lugar para todo lo que llega a nuestras vidas, y adquirir el hábito de anotar las cosas inmediatamente,en lugar de confiar en nuestro cerebro para seguirlo todo. Si confiamos en nuestro cerebro,es abrumador, y nuestro cerebro tiene la costumbre de olvidar lo que necesitamos cuando lo necesitamos.
El hábito de recogida es sencillo: Limítese a unos pocos lugares para recoger toda su información y papeles, y cíñase a ese sistema.

Pasos clave

1.Establezca una única bandeja de entrada para los documentos.
Para los papeles que llegan a tu escritorio, debes tener un lugar donde recogerlos. Nunca metas un papel en un cajón, ni pongas un Post-It en algún lugar de tu mesa, ni apiles el correo que te llega en cualquier sitio que no sea tu bandeja de entrada. Ese es tu único lugar para recoger las cosas, y tienes que ceñirte a él.
También deberías tener una bandeja de entrada para tu casa, para recoger todo el correo entrante, los papeles del trabajo o la escuela, los mensajes telefónicos, las cosas que traes de tus recados, los recibos… todo, en realidad. Ahora las cosas no se perderán nunca más.

2. Almacena la información digital en el menor número de cuentas posible.
En el caso de los correos electrónicos, intenta tener una sola cuenta (así se evitan las bandejas de entrada múltiples y la confusión). Es posible que tengas un montón de otras bandejas de entrada que compruebas cada día, en algún lugar de Internet, aunque no las consideres bandejas de entrada, como cuentas de Facebook, foros y otros lugares donde recibes mensajes. Todas ellas son bandejas de entrada, y deberías llevar un registro de ellas y manejarlas de la misma manera. Cuanto menos tengas, mejor. Llegaremos a cómo procesar todas estas bandejas de entrada en el próximo capítulo, en el hábito llamado»proceso».

3. Capture información, tareas y elementos de acción en un solo lugar sobre la marcha.
Lleva un pequeño cuaderno (o cualquier herramienta de captura que te funcione como las notas del celular o alguna plataforma online) y anota cualquier tarea, proyecto de ideas u otra información que te venga a la cabeza. Sácalo de tu cabeza y pásalo al papel para no olvidarlo. Cuando estés en una reunión y surja una acción que tengas que hacer más tarde, anótala. Cuando tu jefe te llame para pedirte que trabajes en un proyecto, anótalo. Cuando alguien te dé un número de teléfono o una dirección de correo electrónico en una reunión social, anótalo. Ya entiendes la idea.
Elige una herramienta de captura muy sencilla, portátil y fácil de usar. Es preferible (pero no obligatorio) un pequeño cuaderno o una pequeña pila de fichas, simplemente porque son mucho más fáciles de usar y de llevar que una PDA, un teléfono inteligente o un computador. Además, hay que llevarlo a todas partes. Independientemente del sistema que utilices, debe ser muy fácil de transportar y de anotar ideas rápidamente. Tienes que llevarlo a todas partes, incluso a la cama, a las tiendas, si estás hospitalizado, donde sea. Este sencillo hábito de recoger toda la información que llega a tu vida en un pequeño cuaderno (yen algunas otras bandejas de entrada) mejorará enormemente tu organización y, finalmente,tu productividad.

4. Vacía tus notas sobre la marcha en una lista de tareas al llegara casa.
Cuando vuelvas a tu casa u oficina, vacía tus notas en tu lista de tareas (una simple lista de tareas servirá por ahora: las listas contextuales pueden venir en un hábito posterior). Para este hábito recomendamos el uso de papel, pero si tu celular o computador te sirven, hazlo.
La razón por la que el analógico funciona bien es que es mucho más rápido. En el caso del digital, no sólo tienes que sacarlo, sino que tienes que encenderlo, ir al programa adecuado,hacer clic en una entrada y luego entrar a través de tu sistema. Con el analógico, sólo tienes que sacar la libreta y el bolígrafo y escribir. Cualquiera de las dos formas funciona, pero cuanto más sencillas y fáciles sean las herramientas, más probable será que las utilices. No obstante, haz lo que te funcione a ti. La clave de este hábito de captura es anotar las cosas enseguida, antes de que se te olviden, y vaciar el cuaderno en cuanto llegues a casa o al trabajo.

No procrastine estos dos pasos, o se acumularán y será menos probable que los realice.Manténgase al día. Dejarás de olvidar cosas, dejarás de perder información y sabrás siempre dónde están las cosas, todo el tiempo.