¿Está mi equipo Realmente Trabajando de manera Remota?
5 de abril, 2021 Noticias
- Que estés siendo presa de temores infundados al no poder verlos trabajar, o la experiencia de gerenciar a distancia es nueva para ti, o tuviste una experiencia desgastante al respecto en el pasado.
- La persona podría en realidad estar haciendo mucho, pero no le está informando como a ti te gustaría.
- Usan herramientas de comunicación deficientes (o las usan deficientemente), lo que te dificulta dar seguimiento a tu desempeño.
- Existe una barrera horaria o cultural que afecta la relación laboral.
- No has brindado a la persona suficiente orientación, tal vez porque te es difícil hacerlo por chat o video, resultando en un trabajo incompleto o decepcionante.
- La persona realmente no está trabajando lo suficiente, o con un estándar lo suficientemente alto.
1. Enfócate en lo que tu colaborador está logrando, no en si puedes verlo haciéndolo
La colaboración remota requiere que quienes tienen personas a cargo reflexionen en qué medida el poco tiempo cara a cara está sesgando tu percepción de la productividad del colaborador. Ver un colaborador presencial trabajando hasta tarde o durante el almuerzo, por ejemplo, no dice mucho en realidad sobre tu eficiencia. Sin embargo, podría llevarte a pensar que está haciendo más que un miembro remoto del equipo, alguien cuyo esfuerzo no es visible para ti. Para controlar este posible sesgo, haz una lista de lo que tu colaborador remoto ha logrado en el último mes. No confíes en tu memoria, propensa a resaltar y corroborar tus temores. Reúne en cambio información objetiva: revisa los correos anteriores, las listas de objetivos pactados en reuniones de planificación o evaluación del desempeño, así como actualizaciones de tareas en tus plataformas de gestión de proyectos. Incluso si percibes una caída en la productividad (tu colaborador remoto está procesando menos tickets de soporte este mes, en comparación con el anterior, por ejemplo), considera si realmente significa que no ha trabajado lo suficiente. ¿Podría ser que tu productividad en los últimos dos meses fue insosteniblemente alta, y lo que ahora sucede es sólo un retorno a la normalidad? Si descubres evidencia de bajo rendimiento, aborda las causas, ya sea un problema de motivación o una brecha en habilidades del colaborador.2. Toma acciones que construyan confianza con tu colaborador remoto
Si no confías en tu colaborador remoto, es bastante fácil servirse de la distancia física como excusa para desconectarse de la persona. Tal vez le delegues menos tareas, des seguimiento menos frecuente, evites dar retroalimentación asertiva o brindarle oportunidades de desarrollo. Conductas como estas sólo agravan el problema. En primer lugar, una relación débil contigo –la principal conexión del colaborador con la empresa– puede desmotivar al colaborador remoto y obstaculizar tu desempeño. En segundo lugar, si tu productividad está afectada, necesitará más atención de tu parte, no menos. Y finalmente, cuando dejes de confiar en alguien con un trabajo significativo, le privas de oportunidades para mostrar tu valía, lo que deriva en bajo rendimiento, y así. Un círculo vicioso. ¿Cómo construir o reconstruir la confianza con tu colaborador remoto? Intenta: Conocerlo mejor. Comienza reservando los primeros 5 minutos de cada una de tus sesiones 1-a-1 para tener una charla informal con la persona. En ocasiones vale la pena averiguar qué tanto le está funcionando el trabajo remoto: “¿Cómo siente que le va sin la separación entre el hogar y el trabajo? ¿Qué hace para enfrentar este desafío?”.- Pedirle retroalimentación sobre lo que podría hacer mejor como tu jefe o supervisor. Cuando le preguntas de manera genuina, envías la señal de que valoras tu opinión. Y es más probable que obtengas comentarios honestos y útiles, si solicitas retroalimentación sobre un aspecto en particular, por ejemplo, sobre cómo está abordando los desafíos más comunes de la colaboración a distancia: “¿Qué tan efectivo estoy siendo yo al compartirle noticias de la empresa? ¿Hay algo reciente sobre lo que hubiera deseado tener mayor (o incluso menor) detalle o contexto?»
3. Busca e implementa ideas de otros jefes o gerentes con colaboradores remotos en tus equipos
Cada organización tiene tu propia cultura de trabajo remoto. Para navegar mejor en la tuya, acude al banco de conocimiento que tienes a tutu alrededor: tutus pares. Y mucho mejor si se trata de un gerente cuyos colaboradores remotos tienen funciones similares a las de los tuyos. Si desarrollas consistentemente una red de pares, será más probable que encuentres un gerente/mentor que le aconseje. Cuando acuerdes reunirse con otro gerente más experimentado en teletrabajo, hazle preguntas como: «¿Has tenido preocupaciones similares respecto a los hábitos de trabajo remoto de tutus colaboradores? ¿Qué pasó? ¿Qué aprendiste de la experiencia?” «¿Cómo construyes y mantienes la confianza con tus colaboradores remotos?» “¿Qué herramientas de comunicación y gestión de proyectos estás utilizando? ¿Cómo te han funcionado tú ti y tu equipo? Intenta lo que parezca relevante en tutu situación. Luego, comparte con otros pares tus estrategias, para afinar y reforzar prácticas de gestión más efectivas en toda la organización.4. Aclara y alinea tus expectativas de desempeño con tus colaboradores remotos
¿Qué tal si tu colaborador piensa que tu trabajo es precisamente lo que tu deseabas, pero no es así? Esto es más común de lo que se cree. A menudo el problema radica en cómo ha establecido y reforzado (o fallado en hacerlo) las expectativas de desempeño, algo especialmente complicado con los colaboradores remotos. Un colaborador presencial simplemente lo abordaría y, mostrándole el borrador de reporte de clientes, le preguntaría: «¿Cómo lo ve?» para asegurarse de que va en el rumbo correcto. Resulta más difícil para un colaborador remoto tener este tipo de intercambios espontáneos, que podrían parecer poca cosa, pero son cruciales para la alineación de expectativas entre un gerente y tu colaborador. Además de plantear cuidadosamente las instrucciones con tu colaborador remoto, intenta: Usar apoyos virtuales: Considera diapositivas, imágenes, maquetas y hojas de cálculo — cualquier cosa que ayude a tus colaboradores remotos a ver literalmente lo que quieres decir al dar instrucciones.- Evalúa la recepción y comprensión: Esto es especialmente importante en conversaciones telefónicas o por chats. Intente hacer preguntas como: «¿Te parece factible llevar a cabo lo que te estoy solicitando, considerando tus otras responsabilidades?» o «¿Qué consideras será lo más desafiante de este proyecto?»
- Seguimiento: Dado que tus colaboradores remotos no podrán tocarle el hombro para pedirle una orientación rápida, asegúrate de enviarles un resumen escrito de lo que discutieron, así ellos podrán clarificar sus dudas y tu dispondrás de un registro escrito que podrán consultar para medir los avances.
5. Clarifica y alinea tus expectativas de comunicación, tanto para sesiones 1-a-1, como para sesiones grupales.
Ningún jefe o gerente debería jugar el papel de policía, considera en cambio el impacto de establecer por adelantado tus expectativas de comunicación: si acordaron compartir actualizaciones con cierta regularidad, lo que podría interpretarse como micro gestión, lo percibirán en cambio como algo rutinario, natural en tu relación laboral y en la cultura del equipo. Para establecer y mantener las expectativas sobre cómo y con qué frecuencia tu colaborador remoto deberá proporcionar informes de sus avances, considera:- La frecuencia y el nivel de detalle que desea en las actualizaciones 1 a 1: Dependiendo de la situación, puedes solicitar una actualización de tus avances cada mañana, o semanalmente, o cada vez que tu colaborador logre algo significativo en el trabajo. Puede ser un breve correo electrónico o una llamada con puntos destacados, o hasta un informe a profundidad. Es preferible una “sobre comunicación” de inicio hasta que sienta que obtiene la información que necesita. Luego puede hacer ajustes, eliminar algunas sesiones de seguimiento una vez que tu y tu colaborador remoto estén sincronizados.
- Protocolos de equipo: Si todos los demás miembros del equipo siguen un sistema al compartir objetivos y actualizaciones, tu colaborador remoto también debería hacerlo. Recuérdale a tu colaborador remoto lo que el equipo en su conjunto ha acordado hacer.
- Lo que funciona mejor para tu colaborador remoto: Si tu colaborador remoto considera innecesaria más comunicación, o siente que tu solicitud activa la alarma de que “no confías en él o ella”, comparte cómo una mayor y mejor comunicación les ayudaría a ambos: “Si todos tenemos más información sobre el trabajo del otro, podremos detectar y abordar antes los problemas”. Además, asegúrate de señalar (¡y corregir!) cualquier obstáculo de comunicación que tu colaborador remoto haya enfrentado: tal vez el equipo ha llevado a cabo reuniones presenciales sin incluirlo virtualmente, o tal vez han enviado chats en tu hora de comida, o no se le capacitó en la herramienta de gestión de proyectos que todos usan.