¿Por qué hacerlo?

Claro, tu manager está ocupado. Sin embargo, sientes frustración y estrés con cada hora que pasa y ella no responde a tu mensaje: ¿por qué no me responde y así poder continuar con mi trabajo? ¿no le gustó mi idea? Investigaciones sugieren que un equipo satisfecho tiene más tendencia a tener managers que responden rápidamente a sus mensajes. Una respuesta rápida – aunque sea solo decir «recibí tu mensaje y te voy a responder en X fecha» – elimina le incertidumbre y demuestra que tu equipo y sus necesidades son una prioridad.

¿Cómo hacerlo?

1. Si continuamente tienes problemas de responder dentro de unas pocas horas, agenda bloques de 10 minutos durante el día para responderle los mensajes a tu equipo.

La repetición de estos bloques dependerá de tu agenda de trabajo. Intenta agendarlos a lo largo de tu día, por ejemplo: 11:00am, 2:00pm y 4:00 pm. Y, si no necesitas agendar estos bloques, siempre puedes agendar otra tarea.

2. Tan pronto como leas un mensaje de un miembro de tu equipo, dale una respuesta completa si es posible.

Si te tomará 5 minutos o menos responderle, hazlo.

3. Si no tienes tiempo para una respuesta completa, envía una respuesta rápida que especifique cuándo lo harás.

Puede ser de mucha ayuda darles un plazo para cuando él o ella pueda esperar recibir una respuesta de tu parte. Por ejemplo:

• «Hola Sunil. Recibí tu mensaje, te mandaré mis comentarios el jueves por la tarde.»
• «Hola Sunil. Recibí tu solicitud. Ahora estoy ocupada con un reporte para un cliente y no te podré responder hasta el lunes, ¿te sirve?»
•  «Hola Sunil. Es muy buena tu pregunta y me gustaría definir juntos la mejor manera de proceder. ¿Te parece si agendamos una reunión para verlo?»

4. Usa el sistema que prefieras para etiquetar los mensajes que necesitas responder después.

Nada de lo anterior va a servir si olvidas hacer seguimiento. Es importante tener un sistema para hacer seguimiento y procesar los mensajes pendientes.