Lanzarse a un proyecto sin un calendarios sólido es como emprender un viaje por carretera sin indicaciones. Estas prácticas recomendadas pueden ayudarte a crear un calendario de proyecto que sea realista, flexible y transparente.

1.Traza los principales resultados de tu proyecto y las acciones para completarlos

Nuestros cerebros tienden a hacer que los procesos complicados parezcan bastante sencillos (sólo tengo que hacer unos postres, ¿qué tan difícil puede ser?). Cuando desglosas todas las partes, obtienes una imagen realista de lo que realmente hay que hacer, de modo que no subestimas el tiempo necesario ni dejas de lado partes importantes.

Empieza por hacer una lista de (1) los principales resultados y (2) las acciones que tú y tu equipo deben llevar a cabo para conseguir cada uno de ellos. En el caso de proyectos muy complejos, puedes dividir cada resultado en sus componentes y enumerar las acciones correspondientes a cada uno de ellos.

2. Identifica y priorizar las acciones que deben iniciarse pronto

Algunas acciones dependen naturalmente de otras. Si no piensas y priorizas las tareas que tienen dependencias, puedes dejar que las cosas críticas se retrasen, y dejar a los miembros del equipo que tienen tareas dependientes sin tiempo suficiente para hacer bien sus partes.

3. Calcula el tiempo que le llevará cada acción de forma realista

La mayoría de la gente establece plazos demasiado optimistas, el problema de esta forma de pensar es que no tiene en cuenta la duración de una acción, es decir, el tiempo que se necesita para llevarla a cabo en el mundo real, con todas las demás cosas que consumen tiempo. Para que las estimaciones de tiempo sean lo más precisas posible, tenga en cuenta su experiencia anterior.

4. Establece desde el principio quién hará qué, con la aportación de tu equipo de proyecto

El tiempo corre. Tienes que poner en marcha tu proyecto. Establecer quién va a hacer qué a lo largo del proyecto permite a los miembros de tu equipo ver todo aquello de lo que son responsables para que puedan tenerlo en cuenta en sus calendarios personales. También te ayuda a repartir el trabajo del proyecto de forma equitativa y a evitar posibles cuellos de botella al detectar si alguien está infrautilizado o sobre comprometido.

5. Identifica los elementos más importantes del proyecto y establece salvaguardias para garantizar que se realicen bien y a tiempo.

Algunas partes de su proyecto son fundamentales, otras lo son menos. ¿Qué cosas, si se hacen mal o tarde, podrían crear un cúmulo otras cosas que no se pueden hacer, o incluso hacer que todo el proyecto fracase?

6. Haz que el cronograma del proyecto sea transparente y colaborativo

Un buen calendario de proyecto no es sólo para ti: permite que todo el mundo vea los resultados y las acciones del proyecto, las fechas de entrega, quién hace qué, etc. Y no es el tipo de cosa que se pone detrás de un cristal y nunca se toca. Tu equipo debe poder interactuar con él, para ver y seguir el progreso del proyecto, documentar los comentarios que han recogido y almacenar enlaces a elementos como borradores, documentos de referencia y activos visuales.

Con estas sencillas tácticas, podrás trazar un rumbo fiable para que tu equipo de proyecto pase de la fase de planificación a la línea de meta.