¿Alguna vez has hecho una pregunta en una reunión de equipo para sólo recibir silencio como respuesta? ¿Tienes un colaborador con muchas opiniones que domina la conversación? O…¿trabajas con colaboradores que tienen buenas ideas, pero que por alguna razón no son capaces de trasmitirlas?
A continuación te contamos algunas tácticas que puedes usar para mejorar la comunicación en tu equipo – éstas requieren que bajen la velocidad en el momento de comunicar, o que hagan una pausa para hablar acerca de la comunicación de su equipo (en vez de seguir trabajando). Como bien decía el experto en facilitación Michael Doyle, hay que «ir despacio para tomar velocidad». Con el tiempo, tu equipo logrará interacciones más productivas.
1. Anima a los miembros del equipo a que dirijan sus comentarios y preguntas a otros miembros, no sólo a ti.
Especialmente en equipos recién formados, puede que los reportes directos hayan formado una fuerte relación con sus jefaturas antes que entre ellos. Cuando eres el centro de conversación, también te conviertes en un obstáculo. Además, ¿qué pasa cuando no eres el recurso más indicado para dar respuesta?
Mejor, anima a tus reportes directos a relacionarse y conversar entre ellos directamente siempre que tenga más sentido, tanto dentro como fuera de las reuniones. Con el tiempo, verás que el ritmo de participación y generación de ideas irá aumentando en la medida que los miembros desarrollan el hábito y comienzan a sentirse más conectados entre ellos.
Por ejemplo, si un reporte directo te pregunta: «¿Qué debería hacer con el sistema X en esta fase?», podrías sugerirle que pregunte directamente a otro miembro del equipo que sea más experto en el tema:
«En realidad, Francisco sabe más de ese tipo de sistemas. ¿Qué te parece si le preguntas a ver qué considera él que debería ser el próximo paso?»
También es bueno estar atento a oportunidades para invitar a que los reportes directos contesten a las preguntas y desarrollen las ideas de otros. Conociendo los conocimientos conjuntos del equipo, hacer la conexión entre ellos será fácil:
«Andrés, qué idea tan interesante. Camila, sé que has estado trabajando temas de eficiencia también – qué te parece la sugerencia de Andrés? Hay algo más que quieras añadir?
O, la conexión puede ser más abierta y explicativa:
«Quién quiere comentar esa idea?» o, «Escuchemos qué piensa el equipo – cuáles serían las implicaciones de esta idea?»
2. Resume lo que escuchas de la conversación.
Después de que alguien proponga una idea o comparta una observación, parafrasear lo que has escuchado ayuda a lograr tres objetivos: demuestra a la persona que estás escuchando de forma activa, refuerza el entendimiento grupal de lo que se ha dicho, y ofrece a la persona una oportunidad para refinar o desarrollar más en detalle su idea.
No te limites a repetir la idea en las mismas palabras. Pon la idea en tus propias palabras para mostrar que entendiste lo que la persona quería comunicar. O, si no lo entiendes del todo, haz preguntas clarificadoras. Por ejemplo:
«Entonces quieres decir que sería bueno que nos reunamos una vez a la semana en vez de cada mes, es así? Por qué lo crees?»
En algunas conversaciones puede ser más útil resumir los puntos claves hacia el final para que la discusión vaya avanzando:
«Según lo que hemos ido escuchando, creo que es el momento de tomar una decisión» o «Parece que a todos nos preocupa el tema de eficiencia, y por lo que comentas María, parece que tienes algunas ideas de cómo podemos solucionarlo…».
3. Pide retroalimentación acerca de tu rol como facilitador, y ponla en acción.
Puedes pedir la opinión del resto del equipo cuando estén todos presentes, o de forma más privada de uno a uno dependiendo de la situación. Es más probable que recibas retroalimentación concreta si haces preguntas concretas y demuestras que estás dispuesto a escuchar críticas – tanto dirigidas a ti o en cuanto a la dinámica del grupo. Por ejemplo:
«A veces tengo la sensación de que al final al final soy yo el que más habla en las reuniones – ¿qué les parece?«¿Cómo ven nuestro trabajo en equipo?» y, «¿Qué les hace sentir así?»
Mientras escuchas los comentarios, considera cómo puedes manejar la situación – quizá animando a que una persona participe más o menos, ajustar alguna dinámica del grupo, o bien ajustar tu propio comportamiento (por ejemplo, ¿es posible que las reuniones no vayan bien porque no estás siendo claro con tu agenda y no como resultado de una falta de comunicación dentro del equipo?).
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Cada equipo es diferente y las dinámicas que se generan claramente tienen que ver tanto con los integrantes como con el líder que guía las conversaciones. La próxima vez que vayas a participar en una reunión, recuerda estas tres sugerencias para mejorar la comunicación.
