¿Cómo se puede construir y mantener la sana conexión social que une a un equipo cuando no están juntos?

Los líderes pioneros que han dirigido equipos remotos durante años recomiendan que se debe empezar por evitar errores como mantener a todo el mundo en la cámara todo el día para aproximarse a un entorno de oficina.

En su lugar, céntrate en prácticas de creación de equipos diseñadas específicamente para adaptarse a la naturaleza y las ventajas de trabajar a distancia, como éstas:

1. Incluir tiempo social y trabajo en grupos pequeños en tus reuniones actuales.

Cuando la gente trabaja a distancia, las reuniones por vídeo son una de las pocas oportunidades que tienen de experimentar intercambios cara a cara (pantalla a pantalla) con sus colegas. Y si sus reuniones son el equivalente a seminarios web aburridos y planos, con uno o dos participantes y todos los demás se desconectan, no es extraño que la capacidad de atención y el ánimo de los asistentes caiga en picada.

-Dedica de 5 a 10 minutos de estas reuniones simplemente para conectar a nivel humano. Averigüe cómo se sienten las personas, tanto en general y sobre el trabajo a distancia (por ejemplo, «¿Cuál es su nivel de estrés?» o «¿Qué es lo más difícil de trabajar desde casa?» o «¿Cómo ha sido con tus hijos en casa?»).

-Las reuniones por vídeo de más de ocho personas son particularmente susceptibles al «efecto webinar». Para que todos participen, divídase en subgrupos de dos o tres y luego compartan lo más destacado con todo el grupo.

2. Sugerir y contribuir a los canales de chat sociales y de autocuidado designados.

Si tu organización utiliza una herramienta de chat como Slack, Campfire de Basecamp o Microsoft Teams entonces puedes utilizar fácilmente un pequeño rincón del mismo para que la gente intercambie historias, emojis y palabras de aliento. La clave es crear un espacio en línea destinado explícitamente a la socialización, no al trabajo.  

Esto ayuda a liberar a la gente de las preocupaciones sobre interrumpir a los colegas con temas sociales. Como director de tu equipo, es importante que participes en el chat de vez en cuando. Recuerda: socializar es una parte importante de la la construcción de la confianza).

3.Instaurar juegos de equipo en línea

La formación de equipos no tiene por qué ser cursi e incómoda. Aligera el ambiente con algunos juegos que sean realmente divertidos para los que trabajan a distancia. Por ejemplo:

La foto de la semana. Escoge un tema: el escritorio más desordenado, los lugares de escapada al aire libre mascotas o niños que interrumpen el trabajo, adivinar lo que es en primer plano, y haz que todos los miembros del equipo compartan una foto relevante.

Si le conviene a tu equipo, puedes añadir un elemento de competición haciendo que la gente vote por su favorita. Batallas de gifs. Elige un tema y da al equipo unos minutos para buscar y compartir un gif impresionante que lo capture.

4. Intercambiar o programar nuevas reuniones que sean específicamente para socializar o crear aprendizajes.

Además de incluir pequeñas dosis de interacción social en las reuniones de trabajo existentes (véase No. 1), puede asegurarse de que la gente tenga tiempo para conectar a un nivel más profundo:

Coordinarse con los jefes de los compañeros para programar chats de vídeo «para conocerse» entre los miembros de sus respectivos equipos. Por ejemplo, programar 30 minutos una vez al mes para grupos aleatorios de tres a cinco empleados. Los miembros de su equipo conocerán a los compañeros de toda la organización.

Celebrar fiestas de cumpleaños virtuales; Si tu equipo es demasiado grande para hacer celebraciones individuales, considera la posibilidad de agrupar los cumpleaños por mes y celebrar todos los cumpleaños de ese mes al mismo tiempo.

5. Pedir a los miembros del equipo que compartan de forma proactiva sus rutinas y preferencias (y comparte las tuyas también).

La falta de señales no verbales puede llevar a un comunicación entrecortada, malentendidos y conflictos innecesarios. La buena noticia es que sí se pueden sentar bases de una interacción eficaz y considerada asegurándose de que todos conocen las rutinas y preferencias de trabajo a distancia de los demás.

Considera la posibilidad de pedir a la gente que comparta breves «manuales de usuario» sobre el trabajo a distancia en un canal compartido y que puede incluir: Zonas horarias (si tu equipo abarca varias), Horario de trabajo habitual (incluyendo cuándo suele empezar, parar y hacer pausas y almorzar cada persona), Horario preferido para no molestar, Modos de comunicación preferidos (Correo electrónico, llamadas, Whatsapp, etc).

Además, se recomienda pedir al equipo que mantenga actualizado su estado en línea. Esta es otra forma fácil y eficaz de estar al tanto de los horarios y de las vidas de los demás.